SOLICITAÇÃO DE ENTENDIMENTO DO COLEGIADO – FICHA CADASTRAL CLIENTE HOMEBROKER – ICAP DO BRASIL CTVM LTDA - PROC. SP2009/0091
Reg. nº 6588/09
Relator: SMI (PEDIDO DE VISTA DOZ)
O Diretor Otavio Yazbek, que havia pedido vista do processo na reunião de 30.06.09, relatou o assunto.
Trata-se de proposta apresentada pela ICAP do Brasil CTVM Ltda., instituição registrada junto à CVM, de implementação de um sistema de cadastro de clientes no segmento varejo, focada nos clientes de home broker.
A ICAP propõe que seja permitida a assinatura digitalizada na ficha cadastral do cliente, argumentando que a implantação dessa sistemática de cadastramento não viola a regulamentação que trata da matéria (Resolução CMN 2817/01 e as Instruções 301/99 e 387/03) e não coloca em risco a integridade do seu cadastro, pois os controles criados são hábeis para atender aos fins de tais normas e para assegurar aquela integridade.
A Superintendência de Relações com o Mercado e Intermediários - SMI considera que o procedimento proposto pela ICAP traria significativos ganhos qualitativos no processo de cadastramento, vis-à-vis as práticas de mercado, em especial no que tange: (i) ao registro de
logs
de análise e aprovação; (ii) à gravação de todos os contatos telefônicos com o cliente; (iii) ao controle de adesão a produtos; e (iv) ao controle de documentos por versão e data, de modo a manter um histórico das alterações eventualmente feitas, cujo arquivo será não somente eletrônico, mas também físico.
Dessa forma, a área técnica consultou o Colegiado acerca da possibilidade de aceitação da assinatura digitalizada nas fichas cadastrais dos clientes.
Após discutir o assunto, o Colegiado acompanhou o voto apresentado pelo Diretor Otavio Yazbek, concluindo que:
i) a modernização dos procedimentos de cadastramento e do conteúdo dos cadastros é um processo coerente com novas tendências negociais, perfeitamente aceitável desde que assegure a proteção aos interesses dos clientes dos intermediários e o cumprimento das outras funções, estabelecidas pela legislação ou pela regulamentação, para aqueles procedimentos;
ii) a flexibilização decorrente desse tipo de processo deve ser acompanhada da adoção de mecanismos de controles internos hábeis não apenas a assegurar a observância daqueles fins, mas também a administração adequada dos riscos pelos intermediários e a integridade destes; e
iii) dentro dessa perspectiva e desses limites, é admissível o recurso à assinatura digitalizada propriamente dita, na ficha cadastral dos clientes, assim como a adoção de outros mecanismos, como a possibilidade de adesão eletrônica a produtos e serviços, desde que: (a) estejam sujeitos à política de controles internos da instituição e aos mecanismos de verificação, controle e registro descritos no correspondente manual; e (b) a aplicação daquela política seja, também, passível de comprovação ou acompanhamento por entidades autorreguladoras e pela CVM.
Anexos
VOTO DO DIRETOR OTAVIO YAZBEK